Fotos der Absolventenfeier zentral sammeln — ohne App, DSGVO-konform
Absolventenfeier, Talar, der gemeinsame Hut-Wurf — und am Ende liegen die schönsten Bilder verstreut auf zweihundert fremden Handys. So bündelt ihr sie an einem Ort, ohne dass sich jemand eine App installieren muss.
Das Problem: die besten Bilder sind über 200 Handys verteilt
Der offizielle Fotograf deckt die Bühne und die Zeugnisübergabe ab. Aber die Momente, die später wirklich zählen — die Gruppe je Studiengang, die Umarmung mit den Eltern, der Jubel nach dem Hut-Wurf, die Feier danach — entstehen auf den privaten Handys der Absolvent:innen, Familien und Freund:innen. Und genau die kommen nie zentral bei euch an.
Warum das an der Uni besonders knifflig ist
- Skala: Eine Absolventenfeier hat schnell mehrere Hundert Gäste — Absolvent:innen, Angehörige, Freund:innen, Lehrende.
- Kein gemeinsamer Kanal: Anders als bei einer Hochzeit gibt es keine WhatsApp-Gruppe, in der ohnehin alle sind.
- Ein einziger Tag, viele parallele Momente: Bühne, Gruppenfotos, Hut-Wurf, Sektempfang — alles gleichzeitig.
- Gemischte Geräte quer durch alle Generationen — eine App-Lösung scheitert an genau dieser Realität.
Das Ergebnis ohne System: Ein paar Bilder landen in der Fachschafts-Gruppe, der Rest verschwindet in privaten Kamerarollen. Ein Jahr später sind sie unauffindbar.
DSGVO — für eine öffentliche Einrichtung nicht optional
Als Universität oder Fakultät seid ihr eine öffentliche Stelle. Fotos identifizierbarer Personen einzusammeln und weiterzuverwenden verlangt eine saubere Grundlage und echte Kontrolle darüber, wer was sieht. Ein offener Cloud-Ordner oder eine öffentliche WhatsApp-Gruppe ist dafür keine tragfähige Lösung.
- Zugriff nur über den Event-Code — keine öffentliche, googelbare URL, keine Indexierung durch Suchmaschinen.
- Optionale Moderation: Beiträge erscheinen erst nach eurer Freigabe — wichtig, wenn die Bilder live auf der Saal-Leinwand oder später auf der Fakultätsseite laufen.
- Gäste können ihre eigenen Uploads jederzeit selbst wieder löschen; ihr könnt die gesamte Galerie nach dem Speicherzeitraum vollständig entfernen.
- Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) für die Uni stellen wir auf Anfrage bereit.
Wie eine Galerie den Ablauf löst
- Vor der Feier eine Galerie anlegen, z. B. „Absolventenfeier Fakultät XY — SoSe 2026“.
- QR-Code auf Programmhefte, Tischaufsteller und eine Bühnen-Folie drucken — und einmal in den Absolventen-Verteiler posten.
- Während der Feier laden alle hoch — ohne Account, nur Code-Eingabe im Browser.
- Nach der Feier alles als ZIP herunterladen — als Grundlage für Alumni-Kommunikation, ein gedrucktes Jahrgangs-Album oder die Fakultätswebsite.
Die Live-Slideshow als Highlight im Saal
Während die Gäste hochladen, könnt ihr die Galerie als Live-Slideshow auf die Saal-Leinwand oder den Beamer legen. Neue Bilder erscheinen in Sekunden, Reaktionen und Kommentare der Gäste laufen mit ein. Aus dem Einsammeln wird so ein interaktiver Teil der Feier selbst — statt eine lästige Nacharbeit.
Was die Uni danach mit den Bildern macht
- Rückblick im Alumni-Newsletter und auf den Social-Media-Kanälen der Fakultät.
- Authentisches Bildmaterial, um die nächste Absolventenfeier zu bewerben.
- Ein gedrucktes Jahrgangs-Album oder Fotobuch aus dem ZIP-Export.
- Ein sauberes Archiv für Fachschaft, Dekanat oder Alumni-Büro.
Für Fachschaft, Dekanat oder Alumni-Büro
Für eine einzelne Feier reicht der Business-Tarif ab 199 € — einmalige Zahlung, kein Abo, 12 Monate Speicher. Fakultäten oder ein Alumni-Büro, die jedes Semester mehrere Feiern dokumentieren, nutzen vergünstigte Mehrjahres- und Bulk-Konditionen. Eine kurze Mail an hello@hatira.io genügt, und wir schnüren ein passendes Paket für eure Hochschule.